Data dodania: 26-03-2018


Nowe przepisy w sprawie dokumentacji medycznej: Gdy placówka lecznicza ulega likwidacji

Nie trudno sobie wyobrazić sytuację, że indywidualna praktyka lekarska ulega likwidacji lub przestaje funkcjonować w efekcie zdarzenia losowego, np. z powodu śmierci lekarza. Jeszcze do niedawna nie było do końca jasne, jak - zgodnie z prawem - należy zabezpieczyć, a następnie udostępniać zgromadzoną tam dokumentację medyczną. Problem rozwiązała ubiegłoroczna nowelizacja ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z 6 listopada  2008 r. (Dz.U. z 2016 r., poz. 186), już wielokrotnie były zmieniane. Ostatnie, bardzo istotne zmiany w zakresie praw pacjenta, wprowadzono do niej ustawą nowelizującą z 23 marca 2017 r. (Dz.U. z 2017 r., poz. 836). Zmiany dotyczą głównie dostępu do dokumentacji medycznej oraz ochrony zawartych w niej danych tzw. wrażliwych - osobowych i o stanie zdrowia.

Szczegółowe omówienie wszystkich przepisów nowelizacji nie jest celem tej informacji, omówimy je zatem w punktach. Nowe przepisy:

  • poszerzają katalog organów i podmiotów upoważnionych do wglądu w dokumentację medyczną (poza pacjentem lub jego przedstawicielem ustawowym, bądź osobą przez pacjenta upoważnioną)
  • doprecyzowują sposoby udostępniania dokumentacji medycznej pacjentom w formie papierowej (odpis, wyciąg, kopia) oraz w formie cyfrowej (skan, zdjęcie, kopia), np. na nośniku danych lub pocztą internetową - stanowiąc przy tym, że forma cyfrowa jest fakultatywna, czyli możliwa jeśli została uwzględniona w regulaminie organizacyjnym placówki;
  • dopuszczają, że pacjent lub uprawniony podmiot może własnoręcznie sporządzić kopię (np. wykonując zdjęcia dokumentacji) - w takim przypadku nie pobiera się opłaty za udostępnienie oryginału dokumentacji;
  • wprowadzają nowe (niższe) maksymalne opłaty za udostępnienie dokumentacji, nakazując upublicznienie nowego cennika w miejscu udzielania świadczeń i na stronie internetowej placówki (jeśli taką posiada);
  • wprowadzają obowiązek prowadzenia rejestru wniosków o dostęp do dokumentacji medycznej, w celu sprawowania kontroli nad ich prawidłową realizacją (taki zbiór danych osobowych osób wnioskujących, zawierających dane wrażliwe, musi być zgłoszony GIODO);
  • ograniczają czas przechowywania skierowań na badania lub innych zleceń lekarza do: a) pięciu lat - w podmiocie, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania/zlecenia, b) dwóch lat - w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie.

Jest jednak jeszcze jedna bardzo istotna kwestia, którą omawiana nowela ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta szczegółowo opisuje, a mianowicie: sposób postępowania z dokumentacją medyczną po likwidacji podmiotu leczniczego, w tym również po śmierci lekarza prowadzącego praktykę zawodową (o czym było na wstępie). Regulacja, która do tej pory znajdowała się w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, podniesiona została do rangi ustawowej. Po nowelizacji, kwestie przechowywania dokumentacji po likwidacji placówki szczegółowo uregulowano w dodanym art. 30a  tej ustawy.

 

W przepisie tym wprowadzono zasadę, że dokumentację medyczną placówek zaprzestających wykonywania działalności leczniczej przejmuje podmiot, który kontynuuje jego zadania. Jeśli jednak taki podmiot nie istnieje:

  • dokumentacja podmiotów leczniczych niebędących przedsiębiorcami (samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, jednostek budżetowych itp.) oraz instytutów badawczych przechowywana jest w miejscu wskazanym przez podmiot tworzący albo podmiot sprawujący nadzór nad podmiotem leczniczym;
  • pozostałe podmioty lecznicze (np. przedsiębiorcy, fundacje, stowarzyszenia itp.) oraz osoby wykonujące zawód w ramach praktyki zawodowej lekarskiej i lekarsko - dentystycznej albo pielęgniarskiej i położniczej, zobowiązane są - po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej - przekazać dokumentację do przechowywania innemu podmiotowi udzielającemu świadczeń zdrowotnych, na podstawie umowy o przechowywanie tej dokumentacji, ponosząc za to stosowne koszty przez okres ustawowo określony;
  • w przypadku śmierci osoby wykonującej zawód w formie praktyki zawodowej: lekarskiej lub lekarsko dentystycznej albo pielęgniarskiej lub położniczej, obowiązana do zabezpieczenia dokumentacji medycznej jest odpowiednia okręgowa izba zawodowa, tj. lekarska albo pielęgniarek i położnych.

Nowe  przepisy, dotyczące obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach, prowadzących praktyki zawodowe, przysporzyły okręgowym izbom lekarskim sporo problemów. Przede wszystkim z tego powodu, że większość nie ma odpowiedniej powierzchni do archiwizowania ilości dokumentów, jakie w prywatnych gabinetach lekarskich są przez lata gromadzone. A chociaż ustawodawca dopuszcza możliwość, by izby, w drodze umowy zawartej na piśmie, powierzały taką dokumentacje i ją przetwarzały innemu podmiotowi, to jednocześnie stawia wymóg, by gwarantowały one zachowanie w tajemnicy wszelkich informacji, które uzyskały w związku z przechowywaniem dokumentacji także po śmierci pacjenta.

Co więcej, przepisy regulujące funkcjonowanie archiwów wymagają, żeby powierzana im dokumentacja była uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pytanie jednak, kto powinien ją porządkować: spadkobiercy, którzy się na tym nie znają, a do tego często nie wykonują zawodu medycznego, czy może pracownicy izby, osoby nie mające uprawnień do wglądu w dokumentację. Pojawiły się też wątpliwości co do tego, na kim ciąży obowiązek przekazania dokumentacji medycznej izbie lekarskiej. Powinni to być spadkobiercy zmarłego lekarza, ale czy mają to robić na wezwanie, czy z własnej inicjatywy?

Pytań i wątpliwości było jeszcze bardzo wiele, nie mówiąc o ogromnych kosztach czynności administracyjnych, związanych z realizacją ustawowych zadań. Na szczeblu Naczelnej Izby Lekarskiej powstał nawet specjalny zespół roboczy, który przy wsparci izbowych prawników, podjął się opracowania ogólnych, wspólnych dla wszystkich izby okręgowych zasad przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach - właścicielach gabinetów prywatnych. Na tej podstawie, organy samorządowe w okręgach zredagowały własne uchwały, dotyczące tych kwestii, z uwzględnieniem swoich lokalnych możliwości.

Uchwałę w sprawie określenie postępowania z dokumentacją medyczną powstałą w praktyce zawodowej po śmierci lekarza/lekarza dentysty, wraz z obszernym, szczegółowych regulaminem dotyczącym procedur jej przechowywania i udostępniania, Okręgowa Rada Lekarska w Łodzi podjęła na swym posiedzeniu 9 stycznia 2018 r. Jeden z jej paragrafów stanowi, że w  przypadku braku możliwości przechowywania dokumentacji w budynku łódzkiej Okręgowej Izby Lekarskiej, ze względu na brak dostępnej wolnej powierzchni magazynowej, Izba może zawrzeć umowę o jej archiwizowanie z usługodawcą zewnętrznym, z zachowaniem obowiązującego porządku prawnego.  Z pełnym tekstem uchwały można się zapoznać na stronach bieżącego Biuletynu ORL, załączonego do bieżącego numeru „Panaceum”.

 

Nina Smoleń

Podstawa prawna:

1) Ustawa z 23 marca 2017 r. o zmianie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2017 r., poz. 836.

2) Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r., poz. 1318 z późn. zm., publik. na mocy obwieszczenia marszałka Sejmu RP z 8 czerwca 2017 r.

3) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2015 r., poz. 2069).